Accounts Assistant

remote
Toronto, Ontario, Canada .
part-time . April 22, 2024

Description

Accounts Assistant - Shelter Movers National

Role Description

The Organization

Shelter Movers is a national, volunteer-powered charitable organization providing moving and

storage services at no cost to individuals and families fleeing abuse. We collaborate with local

businesses and community agencies to support people, primarily women and children, as they

transition to a life free of violence. Every year, in collaboration with community partners, our

volunteer teams contribute over 65,000 hours to support people transitioning to lives free of

violence and abuse.

Working at Shelter Movers creates a meaningful impact for families experiencing abuse. It also

means showing allyship and playing a tangible role in breaking the cycle of gender-based violence in Canada. We are growing and looking to add caring, compassionate, and strategic people to join our team.

The Role

The Accounts Assistant plays a crucial role in supporting the financial operations of Shelter Movers. Working closely with the Finance Director, this position assists in maintaining accurate financial records, processing invoices and reimbursements, reconciling bank statements, preparing financial reports, and ensuring compliance with relevant regulations and donor requirements. The Accounts Assistant will contribute to the efficient management of funds and resources, ultimately supporting Shelter Movers mission and goals.

Responsibilities and Accountabilities

Assist in the day-to-day financial transactions, including processing invoices, expense claims, and payments in accordance with organizational policies and donor requirements.
Maintain accurate and up-to-date records of accounts payable and grants receivable, ensuring timely reconciliation and resolution of discrepancies.
Collaborate with Chapter Directors and Functional Heads, to track project budgets, monitor expenditures, and prepare financial reports for donors and management, ensuring compliance with donor guidelines and regulatory requirements.
Support the Finance Director in budget preparation, monitoring budgetary performance, and variance analysis.
Assist in payroll processing, including ensuring accurate calculations of salaries, benefits, and deductions for staff.
Maintain organized financial filing systems and ensure confidentiality of financial information.
Contribute to the development and implementation of financial policies, procedures, and internal controls to safeguard assets and mitigate risks.
Assist in the preparation of monthly financial statements, cashflow reports, annual financial statements and supporting schedules for audit purposes.
Provide administrative support to the finance team, including data entry, filing, and responding to inquiries from internal and external stakeholders.

Skills and Qualifications

bachelor’s degree in accounting, Finance, Business Administration, or a related field preferred.
Prior experience (1-3 years) in accounting or finance, preferably in an NGO or non-profit environment.
Proficiency in accounting software (e.g., XERO, QuickBooks, ) and excel.
Knowledge of donor regulations and compliance requirements for grants and contracts is highly desirable.
Strong attention to detail and accuracy in financial record-keeping and data entry.
Excellent organizational skills with the ability to prioritize tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
Good analytical and problem-solving skills, with the ability to identify and resolve issues independently.
Effective communication skills, both verbal and written, with the ability to interact professionally with diverse stakeholders.
Ability to work collaboratively as part of a team and demonstrate flexibility in adapting to changing priorities and workload demands.

Role Details

Time commitment: [20 hours / week]
Compensation: [$20 - $22 / hour]

To Apply

Email your resume and cover letter to hr@sheltermovers.com

Note that the successful candidate will be subject to successful completion of a criminal background check and reference check.

Equal Opportunity Statement

Shelter Movers is an equal opportunity employer. We welcome applicants from all backgrounds without regard to age, color, race, sex, religion or belief, national or ethnic origin, sexual orientation, gender identity or expression, marital status, family or parental status, genetic characteristics, physical or mental disability.

We provide employment accommodation in accordance with provincial legislation. To request reasonable accommodation, contact hr@sheltermovers.com.

Aide-comptable - Transit Secours à l’échelle nationale

Description du poste Mise à jour: 19 avril 2024

L’organisation

Transit Secours (TS), un organisme de bienfaisance pancanadien porté par des bénévoles, fournit des services de déménagement et d’entreposage gratuits aux individus et aux familles fuyant la violence. En collaboration avec les entreprises locales et les agences communautaires, TS soutient les personnes, particulièrement les femmes et les enfants, en transition vers une vie sans violence. De plus, nos équipes de bénévoles contribuent annuellement plus de 65 000 heures pour soutenir les familles en transition vers une vie sans violence.

Le travail accompli à Transit Secours crée un impact significatif pour les familles subissant de la violence. Et, cela représente une solidarité et une participation d’un rôle tangible pour mettre fin au cycle de la violence basée sur le genre au Canada. En pleine expansion, TS est à la recherche d'individus bienveillants, compatissants et stratégiques pour joindre notre équipe.

Le rôle

L’aide-comptable joue un rôle essentiel à l’appui des opérations financières de Transit Secours. Travaillant en étroite collaboration avec la direction des finances, ce poste contribue à maintenir des données financières exactes, à traiter les factures et les remboursements, à effectuer les relevés de comptes bancaires, à préparer les rapports financiers, et à veiller à la conformité des règlements pertinents et des exigences des bailleurs·ses de fonds. L’aide-comptable contribue à la gestion efficace des fonds et des ressources, soutenant ainsi la mission et les objectifs de Transit Secours.

Responsabilités et obligations

Participer aux transactions financières quotidiennes, y compris le traitement des factures, les demandes de remboursement, et les paiements versés selon les politiques organisationnelles et les exigences des bailleurs·ses de fonds.
Maintenir les données des comptes payables et des subventions recevables avec précision et à jour, veillant à un temps opportun de rapprochement et de résolution des écarts.
Collaborer avec les directions de succursales et les gestionnaires fonctionnel·le·s, afin de suivre les budgets de projets, de surveiller les dépenses, et préparer les rapports financiers pour les donateurs·trices et les gestionnaires, en assurant la conformité des lignes directrices concernant les donateurs·trices et les exigences réglementaires.
Appuyer la direction des finances à la préparation de budget, à la surveillance du rendement budgétaire, et à l’analyse des écarts.
Aider au processus de la paie, y compris l’exactitude du calcul des salaires, des prestations, et des retenues pour le personnel.
Maintenir des systèmes de classement financiers organisés et assurer la confidentialité des renseignements financiers.
Contribuer au développement et à la mise en œuvre des politiques, des procédures et des mesures de contrôle interne financières pour protéger les actifs et atténuer les risques.
Aider à la préparation des états financiers mensuels, des rapports de flux de trésorerie, des états financiers annuels, et appuyer les horaires des fins de vérification.
Fournir un appui administratif à l’équipe des finances, y compris l’entrée de données, le classement, et répondre aux demandes des parties prenantes internes et externes.

Compétences et qualifications

Détenir un baccalauréat en comptabilité, en finances, en administration des affaires, ou dans un domaine connexe.
Avoir une expérience au préalable (1-3 ans) dans le domaine de la comptabilité ou des finances, préférablement au sein d’une organisation non gouvernementale (ONG) ou sans but lucratif.
Connaître les logiciels de comptabilité (par ex. XERO, QuickBooks, et Excel).
Avoir la connaissance des réglementations régissant les donateurs·trices et les exigences de conformité pour les subventions et les contrats est très souhaitable.
Avoir le souci du détail et de rigueur pour la tenue des dossiers financiers et l’entrée de données.
Démontrer d’excellentes compétences organisationnelles, ayant la capacité de prioriser les tâches et de respecter les échéances dans un milieu dynamique.
Avoir de bonnes aptitudes pour l’analyse et la résolution de problème, et pouvoir identifier et résoudre des situations de façon indépendante.
Savoir communiquer efficacement, de façon verbale et écrite, avec une capacité d'interagir professionnellement auprès de diverses parties prenantes.
Avoir la capacité de collaborer au sein d’une équipe et démontrer une flexibilité pour l’adaptation des priorités sans cesse changeantes et l’évolution de la charge de travail.

Détails du poste

Temps d’engagement: [20 heures / semaine]
Rémunération: [20 $ - 22 $ / heure]

Pour postuler

Faites parvenir votre c.v. et votre lettre de présentation à hr@transitsecours.com.

Notez: Une vérification des antécédents criminels et des références sera entreprise pour le·la candidat·e retenu·e.

Egalité d’accès

Transit Secours souscrit au principe d’égalité d’accès à l'emploi. Nous encourageons les candidat·e·s de toutes origines, sans tenir compte de l’âge, la couleur, la race, le sexe, la religion ou les croyances, l’origine nationale ou ethnique, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression du genre, l’état civil, la situation de famille ou parentale, les caractéristiques génétiques, l’handicap physique ou mental.

Nous fournissons des adaptations d’emploi conformément aux lois provinciales. Veuillez communiquer avec rh@transitsecours.com pour toute demande d’adaptation.

Compensation

$20.00 - $22.00 per hour

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